Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Asiakasrekisteri

DoctusPlus Oy (Aputoiminimi: MESQ) pitää asiakasrekisteriä, joka on yhteiskäytössä DoctusPlus Oy:n (MESQ) ja siellä toimivien ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palvelun tuottajina.

DoctusPlus Oy (MESQ) noudattaa toiminnassaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä ja täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen General Data Protection Regulationin (GDPR) vaatimukset.

DoctusPlus Oy (MESQ) kunnioittaa asiakkaiden, kumppaneiden ja työntekijöiden yksityisyyttä.

Terveystietojen käyttöön liittyvät käyttötarkoitukset

• asiakkaiden tutkimusten, hoidon sekä ennaltaehkäisevän toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta
• palveluiden tuottaminen ja niistä raportointi yrityksille, yhteisöille ja yksityishenkilöille.
• hoidon seuranta ammatillisen kehittymisen perusteella sekä hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden varmistamiseksi ja mittaamiseksi
• rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi, laskutus ja perintä, auditoinnit sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät
• asiakkaalle tarkoituksenmukaisten tarkastusten ja hoitotoimenpiteiden arvioiminen ja niistä tiedottaminen (asiakkaan suostumuksella)
• asiakkaiden ja asiakaspalvelukeskuksen välisiä yhteydenpitoja (esim. puheluja) voidaan tallentaa asiakaspalveluhenkilöstön palvelun laadun varmistamiseksi sekä palvelutapahtuman todentamiseksi

Uusista palveluista informointi ja markkinointi

• rekisterinpitäjän tai sen yhteistyökumppaneiden tuotteisiin ja palveluihin liittyvä viestintä ja markkinointi
• viestinnän, markkinoinnin ja palveluiden kohdentaminen asiakkaalle
• asiakkaan informointi ja muistuttaminen asiakas- ja terveystietoja hyödyntäen asiakkaan terveyteen liittyvistä asioista, sekä rekisterinpitäjän palveluista
• asiakkaalle mahdollisesti sopivien tutkimusten arvioiminen ja niistä tiedottaminen (asiakkaan suostumuksella)
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• asiakkaiden kiinnostustietojen sekä palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden kerääminen ja seuraaminen, analysointi sekä niihin liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
• etuohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröinti ja markkinointi
• asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
• etuohjelmaan kuuluvien yhteistyöyritysten etujen rekisteröinti
• markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen

Palautteet, viralliset selvityspyynnöt ja vaaratapahtumat

• asiakaspalautteiden käsittely
• muistutusten tai kanteluiden käsittely
• muiden virallisten selvityspyyntöjen käsittely, jotka perustuvat EU:n tai Suomen lainsäädäntöön esim. tietosuoja-asetus
• vaaratapahtumailmoitusten käsittely, kun henkilö on ollut asiakasturvallisuuteen liittyvän tapahtuman kohteena

Millaisia tietoja kerätään

• perustiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, ammatti, asiakkaan nimeämä lähiomainen/alaikäisen asiakkaan huoltajat sekä muut tunnistetiedot esim. passikopio), tiedot voidaan tarkistaa väestötietojärjestelmästä.
• suostumukset ja kiellot
• terveystiedot
• ajanvaraustiedot
• laskutustiedot
• palautteiden, virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien tiedot (Palaute tai selvityspyyntö ja niihin annetut vastaukset. Vaaratapahtuman kuvaus ja henkilölle itselleen annettu selvitys)
• muut palveluun liittyvät tiedot (Palveluun liittyvät tyytyväisyystiedot ja kommentit rekisterinpitäjän palveluista. Toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot sekä tiedot käyttäjän haluamista palveluista. Yhteydenottohistoria. Kolmannen osapuolen rekistereistä käyttäjän nimenomaisella suostumuksella talletetut tiedot. Kanta-asiakastiedot)

Kuinka kauan tietoja säilytetään

• Pääsääntöisesti säilytämme tietoja 12 vuotta kuoleman jälkeen. Ellei kuolemasta ole tietoa säilytämme 120 vuotta syntymästä.
• Palautteisiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta.
• Virallisiin selvityspyyntöihin liittyvät tiedot säilytetään 12 vuotta.
• Vaaratapahtumiin liittyvät tiedot säilytetään 5 vuotta.

Kuka käsittelee henkilötietoja ja minne henkilötietoja luovutetaan

• Antamasi yhteisrekisterisuostumuksen perusteella DoctusPlus Oy:n (MESQ) sinua hoitavat eri terveydenhuollon ammattilaiset
• Kanta arkisto: terveystietosi arkistoidaan tarvittaessa Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden arkistoon Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) ("asiakastietolaki") perusteella. Lisätietoa www.kanta.fi.
• Lisäksi asiakastietojasi tarvittaessa voidaan luovuttaa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 8 luvun nojalla seuraavasti:
  • Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö/organisaatio/hoitopaikka tai terveydenhuollon ammattihenkilö
    • Hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja sinun yksilöimällesi toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, antamasi suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, asiakasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.
  • Vakuutusyhtiöt
    • Lakisääteiset liikenne- ja tapaturmavakuutukset. Tarpeelliset tiedot luovutetaan vakuutusyhtiölle ilman suostumusta (lain perusteella)
    • Vapaaehtoiset vakuutukset: tarpeelliset tiedot luovutetaan antamasi suostumuksen mukaisesti
  • Viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus
    • Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin. Tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.
  • Asiakkaan lähiomainen tai muu läheinen
    • Jos olet tajuttomana tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana, voi lähiomaisesi tai muu läheisesi saada tiedon sinusta ja terveydentilastasi, jollei ole syytä olettaa, että olisit kieltänyt näin toimimasta.
  • Tutkimuskäyttö
    • Muu terveystietojen tutkimuskäyttö edellyttää sinun suostumustasi
  • Henkilötietojasi luovutetaan EU-alueen ulkopuolelle vain sinun suostumuksellasi

Miten henkilötietoja suojataan

DoctusPlus Oy (MESQ) käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. DoctusPlus Oy (MESQ) valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimusjärjestelyillä ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös heidän toimestansa lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

Sinun oikeutesi

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
  • Voit tehdä henkilötietoja koskevan tarkastuspyynnön kirjallisesti DoctusPlus Oy:n (MESQ) toimipaikkaan (rekisteritietojen tarkastuspyyntölomake).
• Oikeus tietojen oikaisemiseen.
  • Voit tehdä kirjallisen oikaisupyynnön DoctusPlus Oy:n (MESQ) toimipaikkaan.
• Oikeus tietojen poistamiseen.
  • Itse ilmoittamat tietosi voidaan poistaa sinun pyyntösi perusteella.

Muilta osin:

• Terveystietojen säilytysaika määräytyy STM:n asetuksen mukaan. Tiedot poistetaan säilytysajan umpeuduttua.
• Muut tiedot poistetaan ”Säilytysaika” kohdassa mainitun ajan umpeuduttua.

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen.
  • Sinulla on oikeus DoctusPlus Oy:n (MESQ) käsittelyn rajoittamiseen, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rajoitus toteutetaan asiakastietojen salaamisella.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Jos käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit perua suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen voi perua toimipaikan asiakaspalvelun kautta.
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
  • Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, on sinulla oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
  • Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Mihin voit ottaa yhteyttä?

Tietosuojavastaava: Alice Dansson, alice.dansson@mesq.fi

Asiakasasiamies: Milka Maikkola, milka.maikkola@mesq.fi